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Excel para Telecom y TI - Parte 4 (Ocultar contenido celda - Entender el tipo de datos - Repita Etiquetas PivotTable - Repetición de Campos vacíos en una columna)

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Escrito por leopedrini domingo, 13 de octubre de 2013 21:24:00 Categories: Excel Informes y Presentaciones
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Vamos a hablar otra vez de software de Microsoft Excel, tan importante en el trabajo de las telecomunicaciones (y también a numerosas otras áreas) que a menudo oír a alguien decir que debe ser uno de los temas de la Universidad.

Incluso si usted no totalmente de acuerdo con la declaración anterior, por lo menos sabrá Excel realmente ayuda a nuestro trabajo y eso es por qué es tan utilizado.

 

 

Los consejos que presentamos hoy y en todos los tutoriales de esta serie también pueden ser vistos como 'trucos' que nos hacen tienen un mejor uso de esta herramienta, y simplemente no lo sabemos (aún). ¿Así que vamos a conocer unos consejos más?

Nota: Todos los artículos telecomHall están escritos originalmente en Portugués. A continuación se hacen traducciones en Inglés y Español. Como nuestro tiempo es escaso, sólo se producen varios errores de ortografía (que utilizar el traductor automático, y sólo entonces hacer una revisión final). Pedimos disculpas, y contamos con su comprensión de nuestro esfuerzo. Si usted quiere contribuir traduciendo / corregir una de estas lenguas, o incluso uno nuevo, por favor comuníquese con nosotros: contacto.

 

Ocultar el contenido de una celda

En el tutorial sobre 'Retardo de propagación y Timing Advance', usted vio una forma interesante de análisis es por ver los datos de una tabla, pero aplicando un formato condicional para colorear las células según una gama de colores.

 

En este tipo de análisis, donde destacamos los colores y no el contenido o los valores de las celdas, un buen consejo es 'esconder' estos valores.

Así, supongo que una tabla con datos aleatorios, donde aplicar formato condicional. El resultado normal es algo como el que se muestra a continuación.

 

Sin duda la forma anterior ya nos da una visión mucho mejor que simplemente observando los valores de la tabla (como se muestra abajo).

 

Pero el resultado puede ser aún mejor: Si usted simplemente 'escondió' los valores. Puedes pensar: una opción para esto pondría los números con un color muy débil. Bueno, ayuda un poco, pero el resultado es todavía no es lo ideal. Véase por ejemplo, la hoja de cálculo con formato condicional y con los valores con el color del texto 'blanco'.

 

Bien, otra manera se fijaría el texto del contenido de cada celda igual al mismo color de relleno. Bueno, eso funcionó. Pero seguro que sería un trabajo enorme. Y además, cuando cambia el formato condicional, los números aparecen. (En el ejemplo siguiente, demostramos con sólo 4 celdas).

 

Ahora que has descubierto lo que queremos hacer, ser conscientes de que hay una manera muy sencilla de conseguirlo: simplemente use una función específica de Excel, que formata los valores 'Negativo', 'Cero' y 'Positivos'.

Es decir, podemos asignar el formato "" (vacío) a todos los criterios: ""; ""; "". Para ser aún más simple, podemos simplemente teclear ";;;".

Para ello, seleccione el rango formateado (1), haga clic con el botón derecho del ratón y elija 'Formato de celdas' (2).

 

En la pantalla de formato de celdas, en la pestaña 'Número' (1) elegir una categoría 'Custom' (2) y en 'Tipo' teclear ";;;" (3).

 

Y el resultado: los valores son 'oculto', no importa lo que el color o la condición aplicada a nuestra gama.

 

Usted puede utilizar este truco en cualquier otro tipo de escenario donde desea destacar sólo los colores, barras o lo que sea 'atributo' relacionado con el valor.

Además, puede utilizar para resaltar números negativos, cero y números positivos en un rango – de hecho, esa es la razón principal de esta función.

 

Nota: para formato de números como anteriormente, seleccione el rango deseado y formato como '[Red]General;[Blue]General;[Black]General'.

 

Añadir 0 o multiplicar por 1 los valores de un rango

Cuando escribimos algunos contenidos en celdas de un rango de Excel, las células tienen formato General. Y en este caso, los valores se entienden como su tipo de defecto. En el ejemplo siguiente, escribe una secuencia de números (1), y si vemos el formato vemos que es 'General' (2).

 

Al pegar estos valores 'puros' en otras gamas con un formato ya asignado, el resultado es el esperado: los datos siguen siendo correctos o 'coherente'. Lo siguiente es los mismos datos (pegados como valor) en una gama de formato de texto (1), otro número (2) y un tercer formateada de fecha (3).

 

Sin embargo muchas veces nos encontramos con un conjunto de valores en Excel con formato diferente, especialmente cuando se trabaja con datos de diferentes fuentes. En el ejemplo siguiente, tenemos una gama con varios números, pero no todos con el formato correcto, o con el tipo de contenido que Excel puede 'entender'. Por ejemplo, si por ejemplo poner una señal ' antes del valor mecanografiado, esta célula se ve obligada a entender como texto, incluso si es el número o fecha.

En la gama más abajo podemos ver este problema (Supongamos que vino de una fuente desconocida). Excel no asigna el mismo formato para todo el conjunto.

 

Incluso si se selecciona la gama y pegar el contenido como valor, el resultado no es como se esperaba.

 

Para resolver este problema, podemos usar un truco: podemos pegar valores de tal manera que todos los campos son forzados o 'Actualizados'.

En una celda, ha escrito el número '1', luego copia este valor 'CTRL' + 'C' (1). Seleccione el rango donde queremos 'Actualizar' valores (2), y con el botón derecho del ratón elegimos "Pegado especial..." (3).

 

En la ventana 'Pegado especial' elegimos 'Pasta valores' (1) y operación como 'Multiplicación' (2). Haciendo clic en el botón 'OK' (3) tenemos el resultado como debe ser (4).

 

Este tipo de acción puede utilizarse tanto por multiplicar los valores de la gama por "1" (uno), así como agregar "0" (cero) a la gama. El concepto es el mismo: tratar de 'forzar' Excel para ver que todos los campos tienen un tipo de datos concreto. Esta operación puede hacerse también con las fechas.

 

Repetición de Campos vacíos en una columna

No dudamos que la tabla dinámica de Excel es un recurso fantástico, y sus resultados son asombrosos. Sin embargo hay algunas situaciones donde este tipo de recurso debe ser "mejorado".

Para ilustrar esto, suponga una gama (lista) con Celdas y sitio, hora y el Tráfico de CS. Aplicar una tabla dinámica a el - (Seleccionar rango y acceda al menú > tabla dinámica), fácilmente podemos crear algunos informes, como la suma del tráfico durante 'todas' horas.

 

Para hacer esto, simplemente quite la marca de la hora, y todo se añadirán, agrupados por sitio y celdas. El resultado, como era de esperar, nos muestra la 'suma' del tráfico Total para cada celda.

 

Sin embargo, la forma en que se presentan tiene un pequeño problema, especialmente si queremos hacer algún tipo de filtro a los datos. O mejor dicho, si tenemos que hacer una búsqueda del tipeen 'BUSCARV' en la columna donde los campos son 'desaparecidos'.

Empezó complicándose...

Es más fácil entenderlo si copiar los datos de tabla dinámica y pegar como texto en otra hoja de cálculo. Ver 3 columnas de datos, de hecho aquí presentadas en dos columnas.

 

Una opción para minimizar este problema, es elegir las opciones de tabla dinámica (1), y en el ficha 'Display' (2) seleccione la opción 'Tabla dinámica Apariencia Classic' (3).

 

De esa manera, cuando seleccionamos la mesa otra vez y pegar los datos (como un valor) en otra hoja de cálculo, tenemos el siguiente resultado. Al menos ahora tenemos 3 columnas.

 

En la tabla pegada como texto anterior, tuvimos las opciones Total seleccionada (líneas en amarillo en la figura anterior). Volvemos a nuestras opciones de tabla dinámica, y ahora desmarca las opciones 'Mostrar Total para las líneas' (1) y 'Mostrar Total para las columnas' (2). Además, haga clic en la columna Mostrar subtotales y desmarca esta opción (3).

 

Después de todo este 'gimnasia', pegar otra vez los datos como los valores y conseguir una nueva tabla - y todavía no es lo que buscamos: tenemos las celdas en blanco en una columna de Excel.

 

Y entonces, qué hacer para resolver?

Lamentablemente, no tenemos manera de resolverlo a través de los menús de Microsoft Excel 2007: sólo en microsoft Excel 2010 en adelante. Para usuarios de 2010 en adelante, simplemente haga clic derecho en el campo de tabla dinámica, elija campo 'Configuración' y seleccione la nueva opción: 'Repita etiquetas' (1).

Tenga en cuenta que en Excel 2007, no tenemos esa misma opción.

 

Pero si todavía eres un usuario de Excel 2007, puedes ver cómo resolver el problema anterior en el próximo Consejo.

 

Rellenar las celdas en blanco en una columna en Excel

Vamos a aprender cómo rellenar las celdas en blanco en una columna de Excel - como las células en rojo en el ejemplo siguiente.

 

En primer lugar, seleccione el rango donde se encuentran las celdas en blanco (1). Luego, vaya al menú 'Inicio' -> 'Buscar y seleccionar' (2) -> ' ir a especial... ' (3). en la nueva ventana, seleccione 'Blancos' (4) - porque queremos seleccionar las celdas en blanco. Por último, haga clic en el botón 'OK' (5).

 

Las celdas en blanco entonces fueron seleccionadas en un rango, y ahora podemos crear una 'fórmula' para cada uno de ellas. En este caso, una simple fórmula 'copiar los valores de celda encima'.

Con la gama todavía seleccionada, tipo = ' (1) en la primera celda en blanco y luego escriba la 'flecha arriba' (2).

 

Atención, importante: ahora, en lugar de escribir 'ENTER', escriba 'CTRL' + 'ENTER'. Y hecho, las células de nuestro espacio en blanco se llenaron como queríamos (1).

 

Nota: Si sólo le das 'ENTER', la fórmula se aplicaría sólo a esta celda. Pero cuando nos escribió 'CTRL' + 'ENTER' la fórmula se aplica en toda la gama seleccionada – que en nuestro caso son todas las celdas en blanco.

Pero tenga en cuenta que nuestro trabajo no está terminado. Eso es porque si hacemos algunos filtros o clases, estamos en problemas. Para resolver definitivamente necesita pegar las fórmulas a valores.

Así que, con la gama anterior todavía seleccionada, pulse 'CTRL' + 'C' para copiar (1) y a través del menú 'Pegar' (2) -> ' Pegar especial... ' (3) haga clic en 'Valores' (4) y luego el botón 'OK' (5) para pegar los valores en lugares donde las fórmulas.

 

En pocas palabras lo que hicimos: primero seleccionamos nuestro rango de celdas en blanco (con el 'Ir a especial...'). Y luego aplicar una fórmula en todas estas celdas - para copiar el valor de la celda anterior. No puede haber sido totalmente claro, pero esto es una acción muy importante en Excel - usando el 'Ir a especial' para seleccionar un cierto rango, y el 'CTRL' + 'ENTER' aplica fórmulas a esta gama. A continuación, utilice el 'Pegado especial - valores' para reemplazar estas nuevas fórmulas con sus valores.

Afortunadamente, todos estos problemas pueden evitarse en Office 2010 en adelante, como mencionamos anteriormente. De todos modos, si necesitas usar en Office 2007, ahora sé cómo!

 

Descargar

Para descargar los archivos de este tutorial, haga clic aquí.

Nota: el Hunter SDK es un conjunto de herramientas creadas y demostrado en telecomHall - incluyendo Macros y códigos, el Hunter Tool. El SDK de Hunter sólo se envía a los donantes como agradecimiento por su contribución y reconocimiento del esfuerzo dedicado. Haz clic aquí si quieres saber más.

 

Conclusión

Este fue otro tutorial de la serie de Excel, para aplicaciones en el área de telecomunicaciones y TI. Hoy hemos visto como 'esconder' el contenido de una celda, consejos útiles para mejorar la visualización de ciertos tipos de informes.

También vimos cómo hacer Excel 'entender' el tipo de datos de un rango, añadiendo '0' o multiplicando por '1' los valores en el rango.

Aún vimos cómo mejorar la presentación de los datos de una tabla dinámica en Excel 2007 por aprender a rellenar las celdas en blanco en un rango con los valores de una fórmula – en nuestro caso, que fue la dada la celda anterior.

Esperamos que hayan disfrutado. Si es posible, deja tu comentario abajo: son muy importantes para nosotros. ¡Muchas gracias!