Excel para Telecom - Parte 3 (conectar pontos vazios no gráfico, usar listas personalizadas e encontrar registros únicos)

quarta-feira, 24 de agosto de 2011 08:39:00 Categories: Microsoft Excel
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Vamos conhecer hoje mais algumas dicas de utilização de Excel, da Microsoft.

 

 

Como são, são dicas rápidas, mas aplicadas em situações que podemos encontrar em nosso trabalho. Aprendendo sempre novas dicas, você poderá não só realizar as tarefas diárias de forma mais rápida e simplificada, como também tornar-se um profissional cada vez mais diferenciado.

Então vamos ao breve tutorial de hoje.

 

Criando Linhas em todos os Pontos de um gráfico (com valores Vazios!)

Vamos começar com a seguinte situação: Imagine que você tenha uma tabela com dados de tráfego por mês de uma determinada célula, como na tabela abaixo.

 

Perceba que não temos os dados para os meses de Maio a Julho, mas temos o dado de Agosto.

Se criarmos um gráfico para a tabela acima, o gráfico, por padrão, fica assim:

 

Não é muito profissional, e não mostra bem a evolução dos dados. Tudo bem, para resolver, criamos um gráfico com os ‘pontos’ nas linhas?

 

Tudo bem, melhora um pouco. Mas ainda não dá idéia clara da evolução não é mesmo.

Não seria melhor se pudéssemos preencher os valores vazios? Então, podemos conectar os pontos de dados com linhas!

Para isso, primeiro selecione o gráfico. Em seguida, accesse o Menu: Chart Tool -> Design (1)-> Select Data (2). Na caixa de diálogo, clique em ‘Hidden and Empty Cells’ (3).

 

E na nova caixa de diálogo, marque a opção ‘Connect data points with line’ (1)!

 

Pronto, o nosso gráfico está muito mais real.

 

Com o gráfico que utilizamos neste exemplo, já deu para percebermos a idéia.

Entretanto, essa dica fica muito mais interessante quando nós temos vários períodos, e ausência de dados em muitos destes períodos.

Por exemplo, veja como fica um gráfico com 3 séries, e vários pontos com dados faltando, antes e após a aplicação da dica.

 

Fica bem melhor de se expor a tendência do que simplesmente um monte de traços, pontos ou cruzes perdidas não é mesmo?

 

Usando Listas Personalizadas

Agora imagine a seguinte situação: você precisa adicionar as letras do alfabeto ao final de uma lista qualquer no Excel. Isso é fácil, pois temos a lista, e podemos criar uma lista automaticamente com o Alfabeto não?

Bom, não é bem assim. Tente criar uma lista com o alfabeto, por exemplo digitando as primeiras ‘A,B e C’, e em seguida simplesmente arrastando com o Mouse.

 

O Excel NÃO preenche automaticamente!

Mas calma, isso tem solução. Vamos ensiná-lo. Para isso, precisamos adicionar uma ‘Lista Personalizada’ – uma lista que ele buscará, quando

Primeiro, digite no Excel mesmo a lista desejada – no nosso caso, conforme mostrado abaixo.

 

Em seguida, clique no ‘Botão do Office’ (1), e depois nas ‘Opções do Excel’ (2).

 

Continuando, escolha ‘Popular’ (1), e clique em ‘Edit Custom Lists...’ (2).

 

A nova janela (Custom Lists) permite que importemos os dados da nossa Nova Lista (1). Para importar, basta clicar no botão ‘Import’ (2).

 

Nota: Perceba que como selecionamos os dados antes, eles já estão devidamente informados. Nada impede que você clique no botão (3) ao lado do botão ‘Import’, e altere a fonte dos dados. Se preferir, pode também digitar a sua lista no espaço em branco (4), e clicar no botão ‘Add’(5).

 

Para testar, digite ‘A,B e C’ em 3 células quaisquer do Excel (1), e em seguida arraste mais 3 células com o Mouse (2). As letras ‘D, E e F’ são preenchidas automaticamente (3)!

 

Observação 1: não importa se as letras estão em Maiúsculas ou Minúsculas na lista adicionada. Explicando melhor, teste para as letras ‘a, b e c’ – veja que o Excel autocompleta corretamente!

E quantos aos números 1,2,3...? Bom, o Excel já tem essa lista ‘internamente’ adicionada – você não precisa fazer nada!

 

 

 

Encontrando Registros Únicos em uma Lista de Dados

Para concluir por hoje, suponha que você tenha uma tabela com dados de tráfego de sua rede (‘Date’, ‘CELLNAME’ e ‘Traffic [Erlangs]’).

 

Suponha também que alguém rapidamente lhe pergunte: ‘Quais os setores (cells) que estão presentes nesse relatório?’

Sabemos que, aplicando um Filtro, e clicando na seta do campo correspondente (1) – cellname – temos essa listagem (2). Mas como ‘transportar’ essa informação para um local onde possamos usar esses dados?

 

Bom, existem algumas maneiras de se fazer isso de forma rápida e precisa, utilizando o Excel – sendo algumas dessas maneiras não muito conhecidas pela maioria dos usuários. Vamos ver algumas delas.

A primeira delas, é mais um ‘Workaround’ do que uma solução específica para esse problema.

Selecione toda a tabela – ou pelo menos uma célula da mesma – onde encontram-se os dados (1). Em seguida, acesse o Menu: Insert (2) -> PivotTable (3) -> PivotTable (4).

 

Na nova Caixa de Diálogo, observe que a opção ‘Tabela/Range’ já está devidamente selecionada com os nossos dados (1). Deixe também selecionada a opção de criar uma ‘PivotTable’ em uma nova ‘Worksheet’ (2), e clique no botão ‘OK’ (3).

 

Dessa forma, nossa PivotTable é criada. Agora, faça o seguinte: arraste o campo ‘cellname’ (1) para a área ‘Row Labels’ (2) da PivotTable.

 

Pronto! Os dados ficam disponíveis – valores exclusivos e únicos. Basta selecionar a listagem, e colar onde desejarmos.

 

Tudo bem, essa é uma forma. Mas existe uma forma mais rápida e direta: utilizando a função ‘Remove Duplicates’.

Para isso, selecione a listagem com os dados onde você deseja remover os registros duplicados. Nesse caso, podemos simplesmente selecionar a coluna onde se encontra o nosso campo ‘cellname’ (1), e no Menu Data (2), clicar em ‘Remove Duplicates’ (3).

 

Dependendo da sua listagem, o Excel questionará se você desejar expandir a seleção para os dados próximos a sua seleção (range) atual. Como queremos apenas para a listagem que selecionamos, deixe marcada a opção ‘Continue with current selection...’ (1) e clique em ‘Remove Duplicates...’ (2).

 

Na caixa de diálogo seguinte, veja se a opção ‘My data has headers’ (1) está marcada – se a sua listagem selecionada tiver ou não um campo de cabeçalho. Em seguida, simplesmente clique em ‘OK’ (2).

 

Como resultado, temos a listagem com registros únicos, conforme esperávamos.

 

Observação: Observe que quando utilizamos a função ‘Remove Duplicates’, obtemos o nosso resultado esperado, PORÉM os nossos dados são alterados. Então, você deve copiar os mesmos para um local desejado, e em seguida, sair SEM salvar o documento.

 

Uma terceira opção de se realizar essa mesma ação é através da função Filtro Avançado. Novamente, selecione os dados para gerar a lista de registros únicos.

Em seguida, acesse o Menu: Data (1) -> ‘Sort & Filter’ (2) -> Advanced Filter (3).

 

Na nova caixa de diálogo escolha opção de Ação como ‘Copy to another location’ (1), assim os nossos dados originais não são alterados, e temos a listagem final em um outro local indicado por nós. Mas observe que os dados – List Range – são selecionados por Default como TODA a tabela. Ajuste novamente para somente a nossa coluna desejada (2). Em seguida, informe o local para onde o resultado do filtro deverá ser apresentado - ‘Copy to’ (3). E por fim, selecione a opção ‘Unique records only’ (4) – garantindo assim que a nossa listagem final tenha apenas os registros únicos.

 

Clicando no botão ‘OK’, temos o resultado.

 

Bom, essas foram 3 maneiras de se obter uma listagem com registros únicos, baseados em uma listagem original. Cada maneira tem seus próprios prós e contras, fica a seu critério escolher qual utilizar.

Particularmente, gostamos mais de utilizar a PivtoTable para obter esse resultado, porque ela nos permite algo mais, como por exemplo, contar quantas ocorrências de duplicadas (1) existem para cada registro!

 

Por hoje é isso, continue acompanhando, e tornando-se cada vez mais especialista na utilização desta fantástica ferramenta que é o Excel. Tutorial a tutorial, vamos apresentando aqui as melhores dicas para você!

 

Download

Para baixar os arquivos deste tutorial, clique aqui.

Observação: O Hunter SDK é o conjunto de ferramentas criadas e demonstradas no telecomHall – inlcuindo as Macros e Códigos, na seção Hunter. O Hunter SDK somente é enviado para Colaboradores Doadores, como forma de agradecimento pela contribuição realizada e reconhecimento do esforço dedicado. Clique aqui se desejar saber mais.

 

Conclusão

Este foi mais um tutorial da série o Excel, voltado para aplicações da área de Telecom e TI. Hoje vimos como criar linhas ligando pontos em gráficos com alguns pontos de dados ausentes, para melhorar a vizualização. Também vimos como utilizar as Listas Personalizadas – por exemplo ‘ensinando’ o alfabeto ao Excel, e também vimos como encontrar registros únicos em uma lista de dados.

Esperamos que tenham gostado. Dois últimos pedidos: se a dica foi interessante para você, compartilhe com seus amigos. E também, deixe seus comentários logo abaixo – eles são muitos importantes, e determinam o futuro a ser publicado por nós.

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