Excel para Telecom e TI - Parte 4 (Esconder Valores Forçar Entender Tipo Dados Repetir Rótulos Tabela Dinâmica Preencher Células em Branco)

Postado por leopedrini domingo, 13 de outubro de 2013 13:39:00 Categories: Microsoft Excel
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Novamente vamos falar sobre o software Excel da Microsoft, tão importante no trabalho de quem lida com Telecomunicações (e também de inúmeras outras áreas) que muitas vezes ouvimos alguém dizer que ele deveria ser uma das matérias da Universidade!

Mesmo que você não concorde totalmente com a afirmativa acima, deve pelo menos saber que realmente o Excel facilita o nosso trabalho, e por isso é tão utilizado.

 

 

As dicas que vamos apresentar hoje, e em todos os tutoriais dessa série podem ser também vistas como macetes ou truques que nos fazem ter um aproveitamento ainda maior dessa ferramenta, mas que simplesmente não conhecemos ou utilizamos (ainda). Então vamos conhecer mais algumas delas?

 

Escondendo o conteúdo de uma célula

No tutorial sobre ‘Propagation Delay e Timing Advance’, você viu que uma interessante forma de análise é através da visualização dos dados em uma tabela, com a aplicação de uma ´Formatação Condicional’ para colorir as células de acordo com um range de cores.

 

Nesse tipo de análise, onde desejamos destacar as cores e não o conteúdo ou valores das células, uma boa dica é ‘esconder’ tais valores.

Então, suponha uma tabela com dados aleatórios, onde você aplica uma formatação condicional. O resultado normal é algo como o mostrado abaixo.

 

Sem dúvida a forma acima já nos dá uma visualização bem melhor do que simplesmente observando os valores sem formatação (como mostrado a seguir).

 

Mas o resultado pode ficar ainda melhor: se simplesmente ‘escondemos’ os valores. Você pode pensar: Uma opção para isso seria colocar os números com uma cor bem fraca... Bom, até ajuda, mas o resultado ainda não é o ideal. Veja por exemplo, a planilha com a formatação condicional, e com os valores com a cor de texto igual a ‘Branco’.

 

Ok, outra forma então seria fazer com que o texto do conteúdo de cada célula fosse igual a cor de preenchimento da mesma. Tudo bem, isso até funcionaria. Mas que ia dar um trabalho enorme, isso não tenha dúvidas. E além disso, quando as formatações mudassem, os números voltariam a aparecer. (No exemplo a seguir, demonstramos com apenas 4 células).

 

Agora que você já entendeu o que desejamos fazer, saiba que existe uma forma bem simples de conseguirmos isso: basta utilizar uma função própria do Excel, que formata os valores ‘Negativo’, ‘Zero’ e ‘Positivo’.

Ou seja, atribuimos o formato “” (vazio) a todos os critérios: “”;””;””. Para ficar ainda mais simples, podemos simplesmente digitar “;;;”.

Para isso, selecione o seu range a ser formatado (1), clique com o botão direito do mouse e escolha ‘Formatar Células’ (2).

 

Na tela de Formatação de Células, na guia ‘Número’ (1) escolha a Categoria ‘Personalizado’ (2) e em Tipo digite ‘;;;’ (3).

 

E o resultado: os valores ficam ‘escondidos’, não importa qual seja a cor ou condição aplicada ao nosso range!

 

Você pode usar esse artifício em qualquer outro tipo de cenário onde deseje apenas destacar as cores, barras ou qualquer que seja o atributo relacionado ao valor.

Além disso, pode usar para destacar os números Negativos, Positivos e Zero em um range – aliás, foi para isso que foi criada essa função.

 

Nota: Para formatar os números como acima, selecione o range desejado, e formate como ‘[Red]General;[Blue]General;[Black]General’.

 

Some 0 ou Multiplique por 1 os Valores em um Range

Quando digitamos algum conteúdo em um range de células do Excel, as células ficam com a formatação ‘Geral’. E nesse caso, os valores são entendidos como o seu tipo padrão. No exemplo abaixo, digitamos uma sequência de Números (1), e se verificamos a formatação constatamos que ela está como ‘Geral’ (2).

 

Quando colamos esses valores ‘puros’ em outros ranges com formatação já atribuída, o resultado é conforme esperado: os dados continuam corretos ou ‘coerentes’. A seguir temos os mesmos dados (colados como Valor) em um range formatado como Texto (1), outro como Número (2) e um terceiro formatado como Data (3).

 

Porém muitas vezes nos deparamos com um conjunto de valores no Excel com diferentes formatações, principalmente quando trabalhamos com dados de diversas fontes. No exemplo a seguir, temos um range com diversos números, mas nem todos estão com a formatação correta, ou com o tipo de conteúdo que o Excel consiga ‘entender’. Por exemplo, se você por exemplo coloca um sinal ‘’’ antes do valor digitado, essa célula é forçada a entender como Texto, mesmo que seja Número ou Data.

No range abaixo exemplificamos esse problema (vamos supor que tenha vindo de uma fonte desconhecida). O Excel não consegue atribuir a mesma formatação para todo o conjunto.

 

Mesmo que você selecione o range, e cole o conteúdo como Valor, o resultado não é o esperado.

 

Para resolver esse problema, podemos usar um truque: podemos colar valores de tal forma que todos os campos sejam ‘Atualizados’.

Em uma célula qualquer, digitamos o número ‘1’, e em seguida, copiamos esse valor ‘CRTL’ + ‘C’ (1). Selecionamos o range onde desejamos ‘atualizar’ os valores (2), e com o botão direito do mouse escolhemos ‘Colar Especial...’ (3).

 

Na janela ‘Colar Especial’ escolhemos Colar ‘Valores’ (1) e Operação ‘Multiplicação’ (2). Clicando no botão ‘OK’ (3) temos o resultado como deve ser (4)!

 

Esse tipo de ação pode ser utilizada tanto Multiplicando os Valores do Range por ‘1’ (um), como também Adicionando ‘0’ (zero) ao range. O conceito é o mesmo: tentar ‘forçar’ o Excel a enxergar que todos os campos tem determinado tipo de Dados. Essa operação pode ser feita também com Datas.

 

Repetindo campos vazios em uma coluna

Não temos dúvida que a Tabela Dinâmica do Excel é um recurso fantástico, e seus resultados são indiscutíveis. Porém existem algumas situações onde esse tipo de recurso precisa ser ‘melhorado’.

Para exemplificar isso, suponha um range (lista) com SITE e CELL, Hora e Tráfego CS. Aplicando uma tabela dinâmica ao mesmo (selecione o Range, e acesse o Menu Inserir -> Tabela Dinâmica), conseguimos facilmente fazer alguns relatórios, como a soma do tráfego em todos os horários.

 

Para isso, simplesmente desmarcamos a Hora, e tudo será somado, agrupado por SITE e CELL. O resultado, como esperado, nos mostra o Tráfego Total somado para cada Célula.

 

Entretanto, a forma como os mesmos são apresentados tem um certo problema, principalmente se quisermos fazer algum tipo de filtro com os dados. Ou melhor, se precisarmos fazer uma pesquisa do tipo ‘VLOOKUP’ na coluna onde os campos estão faltando.

Ok, começou a complicar...

Fica mais fácil de entender isso se copiamos os dados da tabela dinâmica, e colamos como texto em uma outra planilha. Veja que os dados de 3 colunas, na verdade são apresentados em 2 colunas.

 

Uma opção para minimizar esse problema, é escolher as ‘Opções da Tabela Dinâmica’ (1), e na guia ‘Display’ (2) marcar a opção ‘Layout Clássico de Tabela Dinâmica’ (3).

 

Dessa forma, quando selecionamos novamente a tabela, e colamos os dados (como valor) em outra planilha, temos o resultado abaixo. Pelo menos agora temos 3 colunas.

 

Na tabela colada como texto acima, estávamos com as opções de Total Selecionadas (linhas em amarelo na figura acima). Voltamos nas opções da nossa tabela dinâmica, e agora desmarcamos as opções ‘Mostrar Total para Linhas’ (1) e ‘Mostrar Total para Colunas’ (2). Além disso, clicamos na coluna que está mostrando os subtotais, e desmarcamos essa opção (3).

 

Após toda essa ‘ginástica’, colamos novamente os dados como valores, e obtemos uma nova tabela – e que mesmo assim não é o que buscamos: ainda temos células em branco numa coluna do Excel!

 

E então, o que fazer para resolver?

Infelizmente, não temos como resolver através de Menus no Microsoft Excel 2007, somente voltamos a ter no microsoft Excel 2010 em diante. Para usuários de 2010 em diante, basta clicar com o botão direito no campo da tabela dinâmica, e escolher ‘Configurações do Campo’, e selecionar a nova opção: ‘Repetir rótulos de item’ (1).

Veja que no Excel 2007, não temos essa mesma opção.

 

Mas se você ainda é usuário de Excel 2007, a forma de resolver o problema acima pode ser vista na próxima dica.

 

Preenchendo Células em Branco em uma coluna do Excel

Vamos então aprender como preencher células em branco de uma coluna do Excel - como as células em vermelho no exemplo abaixo.

 

Primeiro, selecione o range onde encontram-se as células em branco (1). Em seguida, acesse o Menu ‘Home’ -> ‘Encontrar & Selecionar’ (2) -> ‘Ir para Especial...’ (3). Na nova janela, selecione ‘Em branco’ (4) – pois queremos selecionar as células em branco. Por fim, clique no botão ‘OK’ (5).

 

Nossas células em branco foram então selecionadas em um range, e agora podemos criar uma ‘fórmula’ para cada uma delas. No caso, uma fórmula simples para ‘copiar os valores da célula logo acima’.

Com o range ainda selecionado, digite ‘=’ (1) na primeira célula em branco, e logo em seguida, digite a tecla ‘Seta Acima’ (2).

 

Atenção, importante: agora, ao invés de digitar ‘ENTER’, digitamos ‘CTRL’ + ‘ENTER’. E pronto, todas as nossas células em branco foram preenchidas como desejávamos (1).

 

Nota: Se digitássemos apenas ‘ENTER’, a fórmula seria aplicada somente a esta célula. Mas quando digitamos ‘CTRL’ + ‘ENTER’ a fórmula é aplicada em todo o range selecionado – que no nosso caso, são todas as células em branco.

Mas atenção que o nosso trabalho ainda não terminou. Isso porque caso façamos alguns filtros ou ordenações, teremos problemas. Para resolver definitivamente, precisamos colar as fórmulas como valores!

Assim, com o range anterior ainda selecionado, tecle ‘CTRL’ + ‘C’ para copiar (1), e através do Menu ‘Colar’ (2) -> ‘Colar Especial...’ (3) clique em ‘Valores’ (4) e depois no botão ‘OK’ (5) para colar os valores nos locais onde estão as fórmulas.

 

Resumindo o que fizemos: primeiro selecionamos o nosso range de células em branco (com o ‘Ir para Especial...’). E em seguida, aplicamos uma fórmula em todas essas células – copiar o valor da célula de cima. Talvez não tenha ficado totalmente claro pra você, mas esta é uma ação muito importante no Excel – usar o ‘Ir para especial’ para selecionar um certo range, e com o ‘CTRL’ + ‘ENTER’ aplicar uma determinada fórmulas às mesmas. Depois, usamos o ‘Colar Especial – Valores’ para substituir essas novas fórmulas pelos seus valores!

Felizmente, todo esse trabalho pode ser evitado no Office 2010 em diante, conforme mencionamos anteriormente. De qualquer forma, se você precisar usar no Office 2007, agora já sabe como!

 

Download

Para baixar os arquivos deste tutorial, clique aqui.

Observação: O Hunter SDK é o conjunto de ferramentas criadas e demonstradas no telecomHall – inlcuindo as Macros e Códigos, na seção Hunter. O Hunter SDK somente é enviado para Colaboradores Doadores, como forma de agradecimento pela contribuição realizada e reconhecimento do esforço dedicado. Clique aqui se desejar saber mais.

 

Conclusão

Este foi mais um tutorial da série o Excel, voltado para aplicações da área de Telecom e TI. Hoje vimos como ‘esconder o conteúdo de uma célula’, dica útil para melhorar a visualização de determinados tipos de relatórios.

Também vimos como ‘forçar’ o Excel a entender o tipo de dados de determinado range, somando ‘0’ ou multiplicando por ‘1’ os valores do mesmo.

Vimos ainda como melhorar a apresentação dos dados de uma tabela dinâmica no Excel 2007, aprendendo para isso como preencher células em branco de um range com os valores de uma fórmula – no nosso caso, que buscava o dado da célula acima.

Esperamos que tenham gostado. Se possível, deixe os seus comentários logo abaixo são muito importantes para nós. Muito obrigado!